Warum ist E-Mail-Archivierung Pflicht und ein MUSS?

Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht nach den „Grundsätze(n) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) keine Kavaliersdelikte mehr.
Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet oder nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Im Klartext: E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht und Verstöße dagegen sind eine Straftat.

Betroffen ist jedes Unternehmen, welches digitalen Geschäftsverkehr durchführt, also z.B. Angebote, Rechnungen digital (z.B. via E-Mail) verarbeitet, sendet oder empfängt.
Einen Anhang einfach als Datei irgendwo abzuspeichern reicht also nicht aus.

 Es gibt fünf zwingende Gründe E-Mail-Archivierung einzuführen:
 
  1. E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen:
    GoBD (ersetzt GoBS und GDPdU): steuerrelevante Daten, E-Mails, Anhänge müssen in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

  2. E-Mail-Archivierung für mehr Sicherheit und als Schutz vor E-Mail Datenverlust:
    E-Mails müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden.

  3. E-Mail-Archivierung als Schutz vor Überlastung des E-Mail-Servers:
    Ein E-Mail-Konto wächst etwa um 1 GB pro Mitarbeiter pro Jahr, Tendenz steigend.

  4. E-Mail-Archivierung als wirksamer Schutz gegen Manipulation:
    Manipulationssicherheit durch eine revisionssichere Archivierung im Binärtresor des Documentiv DMS.

  5. E-Mail-Archivierung zur steigerung Ihrer Arbeitsproduktivität:
    Sie finden die gerade benötigte E-Mail, unabhängig vom aktuellen Arbeitsplatz, auch nach Jahren in kurzer Zeit wieder. Die intelligente Volltext- und Feldsuche durchsucht alle E-Mails und Dateianhänge in Sekundenschnelle.

 

Quelle: Pressemitteilung der Documentiv GmbH auf openpr.de

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